为规范全国档案查询利用服务平台 (以下简称平台 )查档利用服务工作 ,提高工作效率,确保服务质量 ,制定本规则。

　　一、 查档方式

　　平台提供网上查档、代查档案两种查档方式,网上查档是指查档用户直接通过平台向目标档案馆申请查档的方式;代查档案是指查档用户到就近档案馆由工作人员协助向目标档案馆进行查档的方式。

　　二、查档范围

　　全国各档案馆已接收进馆的医学出生证明、婚姻档案、职称 、移民、土地确权等民生类档案 ,以及其他开放档案。

　　三、查档程序

　　查档程序主要包括查档申请、审核办理和提供利用等步骤。

　　1.查档申请人采用网上方式查档 时,须根据自身需求并参考各档案馆提供的查档范围在平台上提出查档申请 ,准确描述需查档案信息,并根据要求上传合法证明,提出查档结果的期望获取方式。查档申请人采用代查方式查档 时,须 提供符合档案查阅规定的合法证明,向档案馆工作人员提出查档申请 ,填写代查档案申请单,准确描述需查档案信息,并提出查档结果的期望获取方式。

　　2.目标档案馆对符合受理条件的两种查档方式发起 的查档申请 ,予以受理。查询结果原则上须在 3个工作 日内反馈 ;在规定期限内不能作出答复的,经目标档案馆相关领导批准 ,可以适当延长期限,但最长不超过 7个工作日,延 长期限的理由须通过平台告知查档申请人。未查到档案或不符合档案利用规定的,须向查档申请人回复并告知原由。

　　3.受查档案馆应根据本馆查阅利用规定,并参考查档 申请人的请求获取方式,决定提供档案利用的方式。平台有 电子邮件 发送 、邮政快递发送 (邮资由查档申请人自理到就近档案馆现场领取、到受查档案馆现场领取 等方式可供选择。为方便群众 ,默认的档案利用方式优先级顺序为电子邮件发送 、邮政快递发送 、到就近档案馆现场领取 、到受查档案馆现场领取。

　　四、责任义务

　　1.申请网上查档的申请人须为平台实名认证的注册用 户,并同意《网上查档须知》所列条款;代查档案申请人须持本人合法证件或真实有效的证明材料。

　　2.各档案馆应配各相应设各并确保互联网网络畅通 ,设置 不少于2名工作人员负责平 台网上查档 、代查档案的受理和馆内查询联系协调工作。工作人员应按规定参加有关业务培训。

　　3.查档环节 中各档案馆须认真查验查档申请人证件或证明材料的有效性,确保符合本馆查档规定。目标档案馆须认真对待每一条查档请求 ,并对所答复的查档结果负责。

　　4.查档申请人到档案馆查档或网上申请查档 ,档案馆第一位受理的工作人员即为首查责任人。首查责任人应对所受理查档请求全程负责 ,服务态度耐心细致、热情周到。

　　5.档案馆应严格遵守档案利用 、档案信 息安全 、公 民隐私保护等法律法规及相关制度。

　　五、监督管理

　　国家档案局定期对平台查档服务工作成效进行统计和通报 各省 (自 治 区、直辖 市 )档 案局 负责对本省内平台查档服务工作进行监督管理 ,采取必要措施对接入档案馆进行工作考核。接入档案馆应加强对平 台查档服务工作 的组织领导,纳入本单位年度工作目标责任制考核 ,抓好工作 落实。 出现推诿拖延、审核把关不严 、群众投诉举报并经查实的情形 ,所在单位应对有关工作人员给予批评教育,情节严重造成不良后果的,应根据有关规定进行相应处理。